La organización de los documentos es una parte fundamental dentro del ámbito corporativo para mantener la productividad. Es habitual que cualquier empresa, por pequeña que sea, reúna una gran cantidad de documentos de distinta índole. Además, la legislación española determina la obligatoriedad de conservar los documentos corporativos durante un plazo de tiempo determinado, que varía según la naturaleza de los mismos. En este sentido, es imprescindible saber cómo organizar documentos adecuadamente para evitar que se pierdan y para reducir el tiempo de búsqueda de los empleados. ¡Te contamos cómo!
¿Por qué es importante organizar documentos correctamente?
El almacenamiento de documentos es una tarea que tiene más importancia de la que, a priori, parece en muchas empresas. Pero, ¿te has parado a pensar cuáles son las razones por las que es tan relevante?
- No se duplican archivos. Si no sabes dónde encontrar un documento, lo más probable es que lo vuelvas a imprimir. En cambio, una buena organización evita la duplicidad innecesaria de papeles.
- Control del tiempo de conservación. Una vez pasado el tiempo legal de conservación, puede ser interesante destruir los documentos que ya no tengan validez, y tenerlos bien organizados te permite identificar cuáles son.
- Búsqueda rápida. Cuanto mejor organizados estén los documentos, más fácil será, para cualquier empleado, encontrarlos, y menos tiempo de trabajo perderá buscándolos.
- Más seguridad. Tener controlado dónde está cada documento reduce el riesgo de sufrir brechas de seguridad, porque permite darse cuenta de si falta algún documento relevante.
Claves para organizar papeles en archivadores y carpetas
Ahora que ya sabes por qué es tan importante llevar a cabo una buena organización de documentos, vamos a explicar cómo hacerlo utilizando archivadores o carpetas de anillas:
- Utiliza separadores. Pueden ser separadores por orden alfabético, numérico o temático, para lo que es útil utilizar los de varios colores. Esto agilizará mucho la búsqueda, pero, para ello, debes utilizar el mismo criterio en todos los archivadores.
- Identifícalos exteriormente. Normalmente, los archivadores y carpetas de anillas suelen ser del mismo color. Puede ser interesante hacer una especie de portada que te permita distinguir a qué corresponde cada uno.
- Protege los documentos. Las carpetas de anillas tienen la ventaja de que se pueden almacenar los documentos en fundas de plástico, lo que te ayudará a protegerlos. Además, así evitas tener que hacer agujeros en los folios para introducirlos en las anillas.
- Ayúdate con post-its. Los post-its son muy útiles para identificar las separaciones de documentos de forma visual sin necesidad de abrir la carpeta. En resumen, agiliza el tiempo de búsqueda.
Con el objetivo de evitar que se traspapele cualquier documento, lo más recomendable es contar con un procedimiento estandarizado de archivo y documentación, y seguirlo de forma inmediata con cada uno. Además, cada persona tiene sus propias reglas organizativas y de almacenamiento. En Carlin Online contamos con un amplio conjunto de materiales de papelería que te ayudarán a organizar tus documentos de la forma que te resulte más cómoda y sencilla. ¡Consulta nuestra web!
