¿Enero te pilla siempre desprevenido? ¿Llegas a febrero sin el material de oficina para gestorías que necesitas para la campaña fiscal? No eres el único. Muchas gestorías empiezan el año con prisas, comprando material de urgencia y pagando más de lo necesario. Pero hay una forma mejor de hacerlo.
La clave está en planificar enero de forma estratégica. Con el calendario de pedidos adecuado, puedes llegar a la campaña fiscal preparado, sin estrés y habiendo ahorrado dinero. ¡Te contamos cómo hacerlo!
¿Por qué enero es crucial para las gestorías?
Antes de ver el calendario de pedidos, es importante entender por qué enero es un mes tan importante para planificar el material de oficina para gestorías.
Enero es el mes de la calma antes de la tormenta. La campaña fiscal empieza en abril, pero si esperas hasta marzo para prepararte, ya es tarde. Enero es cuando tienes que sentar las bases para los próximos meses más intensos del año.
También es el mes de las oportunidades. Muchos proveedores hacen ofertas en enero para empezar el año con buenos números. Si planificas bien, puedes conseguir descuentos importantes en material que vas a necesitar de todas formas.
Además, enero te permite hacer inventario con calma. Después de las vacaciones navideñas, puedes revisar tranquilamente qué tienes, qué necesitas y qué puedes optimizar.
Y no olvides que enero es cuando muchos clientes empiezan a traer documentación. Si no estás preparado con el material adecuado, empezarás el año con mal pie.
Primera semana de enero: inventario y evaluación
La primera semana de enero es el momento perfecto para hacer un inventario completo del material de oficina para gestorías que tienes. Después de las fiestas, con la oficina más tranquila, puedes dedicar tiempo a esta tarea fundamental.
Revisa todo lo que tienes en el almacén. Papel, sobres, carpetas, material de archivo, consumibles de impresora… Anota las cantidades exactas de cada cosa.
También es el momento de evaluar el estado del material. Algunas cosas pueden estar deterioradas o próximas a agotarse. Es mejor identificarlo ahora que descubrirlo en plena campaña fiscal.
Analiza el consumo del año anterior. ¿Qué material se agotó más rápido? ¿Qué compraste de más? Esta información es oro para planificar las compras del nuevo año.
Aquí tienes lo que debes hacer en la primera semana:
- Inventario completo de todo el material disponible
- Evaluación del estado de cada tipo de material
- Análisis del consumo del año anterior
- Identificación de necesidades para los próximos meses
- Revisión del presupuesto disponible para material
Segunda semana de enero: planificación de necesidades
La segunda semana es cuando debes planificar exactamente qué material de oficina para gestorías necesitarás durante el año, con especial atención a la campaña fiscal.
Calcula las necesidades de papel. En una gestoría, el papel es el consumible más importante. Necesitas papel de calidad para documentos oficiales, pero también papel básico para borradores y uso interno.
Planifica los sobres que necesitarás. Las gestorías envían mucha correspondencia, especialmente durante la campaña fiscal. Necesitas sobres de diferentes tamaños y tipos.
No te olvides del material de archivo. Carpetas, archivadores, etiquetas, separadores… Todo esto es fundamental para mantener organizada la documentación de los clientes.
| Tipo de Material | Cantidad Mínima | Momento de Pedido | Prioridad |
|---|---|---|---|
| Papel A4 (80g) | 50 paquetes | 2ª semana enero | Muy alta |
| Sobres varios tamaños | 1000 unidades | 2ª semana enero | Alta |
| Carpetas clasificadoras | 100 unidades | 3ª semana enero | Alta |
| Tóner impresoras | 6 unidades | 2ª semana enero | Muy alta |
| Material de escritura | 50 unidades | 3ª semana enero | Media |
Tercera semana de enero: pedidos prioritarios
La tercera semana es el momento de hacer los pedidos prioritarios de material de oficina para gestorías. Estos son los materiales que necesitas sí o sí y que tienen tiempos de entrega más largos.
Los consumibles de impresora son lo primero. Tóner, tambores, kits de mantenimiento… Todo esto puede tener plazos de entrega de varias semanas, especialmente si son modelos específicos.
El papel también debe pedirse en esta semana. Si vas a hacer un pedido grande para aprovechar descuentos por volumen, necesitas tiempo para que llegue y para almacenarlo adecuadamente.
Los sobres personalizados con tu membrete también deben pedirse ahora. Si necesitas impresión personalizada, los plazos pueden ser largos.
Y no te olvides del material específico de gestoría: formularios oficiales, impresos especiales, material para certificados… Todo esto puede requerir pedidos a proveedores especializados.
Cuarta semana de enero: pedidos complementarios
En la cuarta semana puedes centrarte en los pedidos complementarios de material de oficina para gestorías. Estos son materiales importantes pero no urgentes, o que tienen tiempos de entrega más cortos.
El material de archivo entra en esta categoría. Carpetas, archivadores, etiquetas, separadores… Todo esto es importante pero generalmente tiene disponibilidad inmediata.
Los instrumentos de escritura también pueden pedirse ahora. Bolígrafos, rotuladores, marcadores, sellos… Material que usas a diario pero que no tiene plazos de entrega largos.
El material de oficina general también se pide en esta semana. Clips, grapas, post-its, cintas adhesivas… Todas esas pequeñas cosas que hacen funcionar una oficina.
Aquí tienes lo que debes pedir en la cuarta semana:
- Material de archivo – Carpetas, archivadores, etiquetas
- Instrumentos de escritura – Bolígrafos, rotuladores, sellos
- Material de oficina general – Clips, grapas, adhesivos
- Material de limpieza – Para equipos y oficina
- Material ergonómico – Reposapiés, soportes, etc.
Preparando febrero: últimos ajustes
Antes de que termine enero, debes hacer los últimos ajustes en tu planificación de material de oficina para gestorías. Febrero ya es un mes más activo, y necesitas estar completamente preparado.
Revisa que todos los pedidos de enero hayan llegado. Si falta algo, contacta con los proveedores inmediatamente. No puedes permitirte que falte material crítico en febrero.
Organiza el almacén con todo el material nuevo. Etiqueta claramente cada cosa, separa por categorías y asegúrate de que todo el equipo sabe dónde está cada material.
Haz una última revisión de necesidades. ¿Hay algo que se te haya olvidado? ¿Algún material específico que algún cliente pueda necesitar? Mejor identificarlo ahora que en marzo.
Y prepara un plan de seguimiento. Durante febrero y marzo, necesitarás controlar el consumo para asegurarte de que no te quedas sin nada importante durante la campaña fiscal.
Material específico para la campaña fiscal
Hay cierto material de oficina para gestorías que es específico de la campaña fiscal y que debes tener en cuenta en tu planificación de enero.
Los formularios oficiales son fundamentales. Aunque cada vez se hace más online, todavía hay muchos trámites que requieren formularios en papel. Asegúrate de tener suficientes de todos los tipos.
El material para certificados también es importante. Durante la campaña fiscal emites muchos certificados, y necesitas papel de calidad y sobres adecuados.
Las carpetas específicas para cada tipo de declaración también son útiles. Te ayudan a mantener organizada la documentación de cada cliente de forma clara.
Y no te olvides del material informativo para clientes. Folletos, hojas informativas, recordatorios de fechas… Todo esto mejora tu servicio y reduce las consultas repetitivas.
Cómo negociar con proveedores en enero
Enero es un mes excelente para negociar mejores condiciones con tus proveedores de material de oficina para gestorías. Los proveedores también quieren empezar el año con buenos números.
Agrupa tus pedidos para conseguir descuentos por volumen. Si vas a comprar papel, sobres y carpetas del mismo proveedor, negocia un descuento global.
Pregunta por ofertas de inicio de año. Muchos proveedores tienen promociones especiales en enero que no anuncian públicamente. Solo tienes que preguntar.
Negocia condiciones de pago favorables. Algunos proveedores pueden ofrecerte plazos más largos o descuentos por pago anticipado.
Y considera establecer acuerdos anuales. Si te comprometes a comprar todo el año al mismo proveedor, puedes conseguir condiciones mucho mejores.
Errores comunes que debes evitar
Hay algunos errores típicos que cometen las gestorías al planificar el material de oficina para gestorías en enero. Conocerlos te ayudará a evitarlos.
El error más común es no hacer inventario. Muchas gestorías compran material sin saber exactamente qué tienen, y acaban con duplicidades o comprando cosas que no necesitan.
Otro error frecuente es esperar demasiado. Si esperas a febrero o marzo para hacer los pedidos, te encontrarás con plazos más largos y precios más altos.
También es problemático no calcular bien las necesidades. Quedarte corto es malo, pero comprar demasiado también inmoviliza dinero y ocupa espacio.
Y por último, muchas gestorías no diversifican proveedores. Depender de un solo proveedor te hace vulnerable a problemas de suministro o subidas de precios.
Controlando el presupuesto de material
Gestionar bien el presupuesto de material de oficina para gestorías es fundamental, especialmente en enero cuando haces las compras más grandes del año.
Establece un presupuesto claro para cada categoría de material. Cuánto para papel, cuánto para sobres, cuánto para archivo… Esto te ayuda a controlar el gasto.
Prioriza según la importancia. Si tienes un presupuesto limitado, asegúrate de tener lo esencial antes de comprar extras o caprichos.
Aprovecha las ofertas, pero con cabeza. Una oferta solo es buena si es de algo que realmente necesitas. No compres solo porque está barato.
Y lleva un registro detallado de todos los gastos. Esto te ayudará a planificar mejor el año siguiente y a identificar áreas donde puedes optimizar.
Preparando al equipo para la campaña
Parte de la planificación del material de oficina para gestorías en enero incluye preparar al equipo para la campaña fiscal que se avecina.
Explica al equipo dónde está cada material. Si todo el mundo sabe dónde encontrar lo que necesita, se reducen las interrupciones y mejora la eficiencia.
Establece protocolos de uso. Por ejemplo, quién puede coger material del almacén, cómo se solicita material nuevo, qué hacer cuando algo se está agotando.
Forma al equipo en el uso eficiente del material. Pequeños cambios de hábitos pueden generar ahorros significativos a lo largo del año.
Y crea un sistema de alertas. Cuando un material llegue a un nivel mínimo, alguien debe ser responsable de avisar para hacer un nuevo pedido.
Cómo Carlin Online puede ayudarte
En Carlin Online entendemos perfectamente los retos que enfrentan las gestorías al planificar sus necesidades de material para el año. Por eso ofrecemos soluciones especializadas para gestorías que te ayudan a preparar enero de forma eficiente y sin estrés.
Nuestro equipo puede asesorarte sobre las cantidades que necesitarás según el tamaño de tu gestoría y ayudarte a diseñar un calendario de pedidos personalizado que se adapte a tu presupuesto y necesidades específicas.
